İster altında yüzlerce çalışanı olan bir CEO olun, ister koskoca departmanı tek başına sırtlayan savaşçı ruhlu bir beyaz yakalı. Hepimizin derdi aynı; zamansızlık!

[Tweet “İster bir CEO ol, ister savaşçı ruhlu bir beyaz yakalı. Hepimizin derdi aynı; zamansızlık!”]

Zihnimizi biraz zorlayalım ve bundan 10 – 15 sene geriye küçük bir yolculuk yapalım. Ortaokul, lise ve üniversite yıllarımızı düşünelim. Durun bir dakika! Zamansızlık o yıllarda da baş sorunlardan biriydi; yetişmeyen ödevler, projeler, sınavlar… Zamansızlık, yıllar geçtikçe bünyemize eklenen yeni sorumluluklardan ve gereksiz alışkanlıklarımızdan beslenen kocaman bir çığa dönüşmüş ve sorunlardan kaçıp sığındığımız hayat dağımızın eteklerindeki küçük, keyifli köylerin canını okumaya hazır, pusu kurmuş bizleri bekliyor.

Pareto’nun mirası ve verimliliğin anahtarı [Tweet]

Keşke aynı dönemde yaşasaydık da kendisine bir yemek ısmarlayabilseydim dediğim adamların başında ünlü İtalyan ekonomist ve sosyolog Vilfredo Pareto gelir. Yaşamından geriye bıraktığı meşhur 80-20 kuralı iş yerinde ve özel hayatımızdaki verimliliğimizi nasıl artırabileceğimizi, adeta altın tepside bizlere sunuyor.

‘’Kabaca 80-20 kuralı der ki; çoğu olay için, bir işin sonucunun % 80’i, o işi yapanların % 20’sinden kaynaklanır.’’

[Tweet “80-20 kuralı; bir işin % 80’ini, o işte uğraşanların ancak % 20’si yapar.”]

Bu durumda Vilfredo Pareto’ya göre bir mesai gününde yaptığımız işlerin yüzde 80’i çar-çöp, işe yaramaz, hatta yapmasak da olur türden… Geri kalan yüzde 20’si ise gerçekten işimize katkısı olan, anlamlı aktiviteler. Gelin isterseniz verimliliğimizi artıracak tavsiyelere birlikte göz atalım.

1. Başımızın tatlı belası e-postalarla mesafeyi koruyalım

Çoğu ofis çalışanının şirkete geldiğinde ilk yaptığı iş, e-posta kontrolüdür. Gariptir ki sabah uyandıktan sonra da yaptığımız ilk işlerden biri cep telefonundan e-posta okumaktır. İş yerinde verimli olmanın ilk kuralı güne e-posta ile başlamamak! Bedenin ve zihnin en berrak olduğu sabah saatlerini rutine bağlı bu iş ile heba etmek yerine, daha çok yaratıcılık isteyen planlama odaklı işlere ayırmak sanırım en doğrusu.  Bu arada bazı istisnai durumlar haricinde cepten e-posta okumaya tamamen karşı olduğum da kayıtlara geçsin. Cepten büyük bir merakla okuyup, ‘’Amaaan, yarın işe gidince bilgisayardan cevaplarım.’’ kafasına girdiğimizde yarın o e-postayı yeniden okuyup, zaman kaybedeceğimizi unutmayalım.

Son bir yıldır günde sadece dört defa e-postalarımı kontrol ediyorum; sabah 11:00, öğlen 13:00, 15:00 ve akşamüstü 17:00. Bu arada e-posta uyarı mesajlarını da tamamen kapattım. Bu şekilde önemli işlerle uğraşırken e-postaların aklımı çelmesine engel oluyorum. ‘’Aman, olur mu öyle şey, ben bunu yapamam benim bütün işim e-postalar üzerine dönüyor.’’ diyenler olacaktır elbet. Bu yöntem sayesinde inanın artık iş hayatımı e-postalarım değil, ben yönetiyorum. Şunu da aklınızın bir kenarına yazın; bir iş çok önemli ve acilse zaten sizi ararlar.

2. Sabah saatlerini yaratıcı işlere ayıralım

Her ne kadar Türk iş dünyasının çalışma kültürünün merkezinde kervanı yolda gütme felsefesi olsa da, ehil yöneticiler bu lafa pek kulak asmaz ve sabahın erken saatlerini orta ve uzun vadeli işleri planlamaya ayırır. Kafa ve beden olarak en dinç olduğumuz sabah saatleri bu iş için biçilmiş kaftandır. Unutmayın,  planlamaya daha çok zaman ayırırsanız ivedi ve önemsiz işlerin sizi ve işinizi yönetmesine o kadar engel olursunuz. Haliyle bu durum sinir ve stres katsayımızı da düşürür; hayattan daha çok keyif almamıza yardımcı olur.

3. Ne yapacağımızdan emin değilsek bilgisayarın başına oturmayalım

Teknoloji çok iyi bir hizmetkar ancak, berbat bir efendidir. Eğer elinizde yapılacaklar listesi türünden bir şey yoksa bilgisayar karşısına oturduğunuz anda sizi etkisi altına alır; kendinizin e-posta’lardan sosyal medya sitelerine, haber sitelerinden alış-veriş sitelerine pervasızca savrulup, heba oluşunuza şahit olabilir, hatta tüm günü hiçbir iş yapmadan hayal kırıklığı ve mutsuzlukla geçirebilirsiniz.

4. Dış kaynak kullanımı ve delegasyonun sihirbazı olalım

Babam, ‘’İyi yönetici eli cebinde gezen adamdır.’’ der. Yıllar geçtikçe babamın ne demek istediğini daha iyi anlıyorum. İşin kölesi olmaktansa, efendisi olmak için planlamaya daha çok vakit ayırmak; projelerin en ince detaylarıyla göğüs göğse mücadele etmektense onları küçük parçalara bölüp, düzenli geri bildirim almak şartıyla ehil kişilere paslamak, sürecin yöneten ve yön veren tarafında olmaya odaklanmak iyi bir yöneticinin en önemli sırrıdır.

5. Karışık ve büyük projeleri küçük parçalara bölüp, çözümleyelim

İş yerindeki proje ya da problem ne kadar büyük ve karışık olursa olsun, bir adım geri atıp resme uzaktan bakmak, projeyi küçük, anlamlı parçalara bölmek ve sırayla bu küçük parçaları teker teker çözerek işi tamamlamak, ehil kişi yaklaşımıdır. İnsanın doğası gereği büyük ve sıkıcı görünen projeler ertelenmeye mahkumdur. Biz bu projeleri erteledikçe onlar zihnimizde devleşir ve projeyle aramızda içinden çıkılmaz psikolojik bir savaş başlar. Bunu çözebilmenin en iyi yolu, projede bebek adımlarıyla da olsa ilerleme kaydettiğimizi görmemizdir. Bu yüzden projeyi küçük anlamlı parçalara bölüp, adım adım her bir parçasını bitirdikçe projeye karşı olan savaşımızda psikolojik üstünlüğü ele geçirmiş oluruz.

6. ‘’Hayır’’ deme seçeneğine şans verelim

Herkesi memnun etmeye çalıştığınızda kendinizi bir anda oyunun dışında bulabiliyorsunuz. Bu konuda çok ciddiyim. Maalesef hiçbirimizin iş tanımında herkesi memnun etmelisin diye bir madde bulunmuyor. Verimli olmak adına bazı durumlarda çalışma arkadaşlarınıza ya da patronunuza ‘hayır’ demeniz gerekebilir. Burada önemli olan bu konudaki samimiyetinizin gerçek ve üslubunuzun da yumuşak olmasıdır.

7. Ofis içi dedikodulara geçit vermeyelim

İş dünyasının vazgeçilmezleri listesinin en üst sıralarında bulunan şirket ve sektör dedikoduları meselesi işte verimliliği ve çalışan psikolojisini etkileyen baş düşmanlardan biridir.  Dedikodusuz hayat mümkün demiyorum ancak, dedikodu ve duygusal vampirlik yapan iş arkadaşlarıyla mesafeli bir ilişki içinde olmak, işte verimliliğin anahtar kurallarından biridir.

Faydalı olması dileğiyle,

Hakan Akben