Yorucu bir haftanın sonunda, nihayet beklenen Cuma günü gelmişti. Saatine baktı. Mesaiyi sonladırıp haftasonu tatiline yelken açmasına sadece 1 saat 42 dakika kalmıştı. Zaman geçmek bilmiyordu. Binbir rica ve minnet ile karısından kopardığı iznini cebine koyup, Taksim’de lise arkadaşlarıyla atacağı iki teki düşündü ve keyiflendi bir an. “Sık dişini oğlum Orhan, şunun şurasında geriye sadece 1 saat 39 dakika kaldı,” dedi kendi kendine.

Yapacak pek bir işi de yoktu aslında. Ya da en azından o öyle olduğunu düşünüyordu. Biraz erken çıkabilirdi ama göze batmak istemiyordu. Az daha oyalanmak için, ağır adımlarla, mutfağa doğru ilerledi ve kendine şöyle demli bir çay koydu. Masasına oturdu. Şirket bilgisayarı Facebook ve Twitter’a girmesine izin vermiyordu ancak, o ve arkadaşları bunun da bir çaresini bulmuşlardı. Ne de olsa şu günlerde yasaklı sitelere girebilmek pek bir marifet değildi. Biraz Facebook, biraz da Twitter derken bir saat güzelce oyalandı. Çok darlanmıştı Orhan, mesai sonu trafiğine yakalanacaktı. Maslak’tan Taksim’e geçerken o sıkış tepiş metro vagonunda kimbilir ne acılar çekecekti.

Orhan, masasında çalışır gibi oturup bunları düşünürken, telefonu acı acı titredi ve bilgisayar ekranının sağ köşesinde o sevimsiz Outlook bildirim kutusu beliriverdi. Gözünün ucuyla telefonuna baktı ve o ölümcül e-posta başlığını gördü: ”ACİİİİLLL!!!!”. Mesaj, şirketin İngiltere’deki merkezle değerlendirme toplantısına giden patronundan geliyordu. Toplantıya girmeden önce hazırlanması gereken evraklardan birinde eksik vardı. Kahramanımız, geçen hafta bu eksiği görmüş ama, nasıl olsa daha bir hafta var diyerek kısa vadedeki en acil işi olan e-posta eritmeye ve müşteri toplantılarına adamıştı kendini.

Canısı, sabahları işe gelir gelmez e-postalarına cevap yazıp arşiv kutusuna gönderirken, bir şeyleri bitirmiş olmanın verdiği o sahte rahatlıkla günlerini geçirmiş ve daha önemli fakat henüz aciliyeti olmayan bu işi hep ötelemişti. Mesai bitti. Bizim ki, büyük bir stresle 3 saat kadar fazla mesai yapmak zorunda kaldı. Ara ara işi bırakıp, fazla mesai süresince ürettiği sayısız yaratıcı küfürü tek bir kitapta toplamayı ve çok satanlar listesine girmeyi hayal ettiyse de, çocuğun okul taksidi, hanımın çantası derken son bir gayretle raporunu yetiştiriverdi. Akşam ki buluşma, tahmin edeceğiniz üzere, yalan oldu. Paşazademiz, haftasonuna yelken açıp süzülmeyi planlarken, son gayretiyle güç bela kendini yatağa atıp, Cumartesi gününe merhaba dedi…

Güne en zor işle başla!

Eminim hepimizin benzer hikayeleri vardır. Kimi zaman önemli, çoğu zaman önemsiz olan acil işlerin esiri olup, gerçekten önem arz eden işleri öteleyip patlattığımız olmuştur. Ben de çok patlattım. Hatta zamanında o kadar çok patlattım ki, bu huyumdan kurtulabilmem için baş mentorum olan babamın zihnime köhne duvarlarına şu sözleri kazıması gerekti: “Oğlum, işe gittiğinde en çok neyi yapmak istemiyorsan, güne o işle başla!”

Asker emeklisi babamın çatık kaşlarıyla, emir verirmiş gibi, şu cümleyi kurduğunu hayal ederken güne en çok istemediğim işle başlamak, tahmin edeceğiniz üzere, pek de kolay olmadı. Bu tek cümlelik düşünce biçimini uygulamak için uzun yıllar emek sarfettim.

Herkesin kendine göre yöntemleri var

En çok parası olan insanlar listesinde uzun yıllar başı çeken Warren Buffett’ın da ilginç ve basit bir yöntemi var. Gün boyunca yapman gereken ne varsa bunları bir kağıda yaz. Listenin en başından işleri tamamlamaya başla. Hiçbir işi bitirmeden diğerine geçme. Sadece o işe konsantre ol. Bitirdiğin işlerin üstünü çiz ve sıradaki diğer işe başla. Warren Buffett, bir röportajında gününün yüzde 80’inini şirket analizlerini okuyarak geçirdiğini ve geri kalan yüzde 20’sindeyse, telefonla konuştuğunu söylemiş. Herhalde telefonu sadece “Şu hisseyi al, bu hisseyi sat,” diye talimat vermek için kullanıyordu. Tanıdığımız, bildiğimiz pek çok yönetici ve CEO’nun aksine ucuca bağlanmış toplantılardan hiç hazetmediğini de çekinmeden ifade etmiş.

Dünyanın en zenginlerinden Warren Buffett şöyle bir amca.
Dünyanın en zenginlerinden Warren Buffett şöyle bir amca.

Buffett’ın çalışma odasında bilgisayar, tablet gibi ilgi dağıtacak hiçbir teknolojik araç yok. Sadece eski, tüplü bir televizyon var. Onun da sesi kısık, öylece orada duruyor. Gün içinde sıkılıp, hemen başka bir işe de göz atmak isteyen, o sırada e-posta cevaplayıp, araya iki de toplantı sıkıştırmaya alışkın bir kültürde, şu amcanın nasıl bu kadar çok para kazandığını anlamak pek zor olmasa gerek. Adamcağız odaklanarak çalışmayı prensip edinmiş.

Warren Buffett’ın çalışma odası.

Bu arada Warren Buffet’ın 65 milyar doları olduğunu ve parasının yüzde 99’unu hayır işlerine ayırmış bir hayırsever olduğunu da not edelim. İşi borsada hisse senedi alıp satmak olan bir adamın özel hayatında parayla pek işinin olmaması ne kadar ironik, değil mi!

Eisenhower zaman yönetimi matrisi

Eski Amerikan başkanlarından Dwight D. Eisenhower ’ın da zaman içinde oldukça popülerleşen bir yöntemi mevcut. Eisenhower, gün içinde en acil sonuç bekleyen işlerin pek nadir önemli olduğunu savunuyor. Bu cümleye karşı çıkmadan önce Eisenhower’ın gelmiş geçmiş en büyük zaman yönetimi ustadı olarak kabul edildiğini aklımızda tutalım.

Gelin şimdi Eisenhower’ın bizlere bıraktığı şu matrise hep beraber bir göz atalım. Eisenhower üstad, bir iş size doğru geldiğinde içgüdülerinizle harekete geçmeden önce, o işin niteliğini anlamak için mini bir analiz yapın.

Eisenhower matrisi
Eisenhower’ın zaman yönetimi matrisi.

Acil ve önemli işleri ertelemeden hemen yapın

Evvela bu işin ne kadar önemli olduğunu anlamaya çalışın.

Eğer önemliyse acil mi, değil mi bir de buna bakın. Bu analizi de yaptıktan sonra iş acil ve önemliyse ertelemeden hemen yapın.

Önemli ama acil değilse takvime not alın

Eğer gelen iş önemli fakat acil değilse, o işle şimdi uğraşmayın ama ne zaman yapacağınızı takviminize not edin.

Önemsiz ve acil işleri delege edin

Gelen iş önemsiz fakat acilse, birine delege edin. (Sanırım en keyiflisi bu!) Sonrasında doğru yapılmış mı diye bir kontrol edin.

Önemsiz ve acil değilse erteleyin

Gelen iş ne önemli ne de acil değilse, başka bir zaman yapın. Mesela e-posta göndermek, önemsiz toplantılar ayarlamak vs…

Anlamlı mücadelelerin yarattığı pozitif stresin hayatımızdaki katkılarını bir kenara koyarsak, iş yerinde negatif ve öldürücü stresin baş mimarlarından olan acil ve önemliyi hayatımızdan çıkartmak için boş zamanlarımızda önemli işleri planlamaya öncelik vermek gerekiyor.

iPad'de kendim çizittiğim acil ve önemli işlerle mücadele diyagramı. Eisenhower matrix'inin Türkçe yorumu gibi düşünebilirsiniz.
iPad’de kendim çizittiğim acil ve önemli işlerle mücadele diyagramı. Eisenhower matrix’inin Türkçe yorumu gibi düşünebilirsiniz.

Önemli ve acil işleri hayatınızdan çıkartmak için sizler ne gibi yöntemler kullanıyorsunuz?